좋은 보고서를 쓰는 요령 - 성공적 보고서 작성 요령 Report RC

좋은 보고서를 쓰는 요령 - 성공적 보고서 작성 요령 Report

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좋은 보고서를 쓰는 요령 - 성공적 보고서 작성 요령

좋은 보고서를 쓰는 요령 - 미리보기를 참고 바랍니다.

성공적 보고서 작성 요령

1. 들어가며

보고(報告)는 직장 생활의 커뮤니케이션에 있어서 처음이자 끝이라고 해도 과언이 아니다. 보고를 얼마나 잘하느냐에 따라 그 사람의 평가도 달라진다. 중간보고뿐 아니라, 일의 진행상 문제가 있으면 당연히 그 문제점에 대해서도 신속하게 보고해야 사고를 미연에 방지할 수 있다. 보고서는 단순하게 현상만을 설명하는 것이 아니라 기본적인 분석도 담고 있어야 하며 문제점에 대한 해결방안도 제시해야 한다.

2. 보고서의 핵심 압축

보고할 때는 짧은 시간 안에 핵심을 제대로 요약하는 것이 좋다. 상사에게 보고를 하는 중에 “그래서?”라는 말이 나오면 장광설을 늘어놓지 말고 핵심만 이야기하라는 말이다. 보고서를 쓰면서 “한마디로 무슨 말인가?” 하고 끊임없이 자문해야 한다. 보고서의 양이 많다면 반드시 요약본을 함께 제출하는 것이 좋다. 이는 바쁜 상사를 위해 필요한 작업이다. 보고서를 쓸 때 자세할 때는 자세하게, 그러나 전체 그림은 간결하게 그려주는 것이 중요하다.

3. 짜임새 있는 보고서의 요건

보고서를 짜임새 있게 구성하기 위해서는 다음과 같은 6가지 방법에 주의한다.

첫째, 글을 쓰기 전에 전체 구도를 먼저 만들어본다. 한 문단에는 하나의 핵심 메시지만 들어가도록 하고 문단은 두괄식으로 한다.

둘째, 보고서의 구성에는 일관성이 있어야 한다. 간결하면서도 서로의 내용을 연결해줄 수 있는 문단과 문장이 적절히 배치돼야 한다. 양만 많다고 좋은 보고서는 아니다.

셋째, 보고서의 문장을 쓸 때는 뜻을 명확히 전달한다. 개조식(個條式, 완전한 서술형 문장이 아니라, 간결하고 요점적인 서술)으로 쓸 때는 주어가 반드시 들어가야 전체 문장의 의미가 명확하게 살아나고 글에 힘이 생긴다.

넷째, 핵심을 전달하는 것이 보고서의 목표인 만큼 불필요한 미사여구의 사용은 자제한다. 형용사나 부사도 과다하게 사용하지 않아야 절도 있는 문장이 된다.

다섯째, 읽는 사람에게 자신의 일이 가치 있는 작업이라는 인상을 남겨야 한다. 보고서에는 설명뿐만 아니라 그 결과물이 얼마나 유용한지 ‘설득’까지 해야 한다.

여섯째, 철저히 읽는 사람 위주로 작성해야 한다. 대개의 경우, 보고서를 읽는 사람은 결론과 전체적인 경향에 관심이 있다. 자신이 이 프로젝트를 얼마나 열심히 준비했는지에 대한 내용은 과감히 생략한다.

4. 핵심 단어 위주로 제목 뽑기

보고서의 중요한 단락마다 신문 기사처럼 제목을 붙여본다. 그런 다음 핵심을 매력적으로 보여주는 제목을 고민해서 뽑는다. 신문 기사에서 제목과 부제만 보면 기사의 핵심을 알 수 있는 것처럼 보고서에서도 중간 중간에 흐름의 변화를 알려주는 제목을 넣는 것이 좋다. 제목을 잘 뽑기 위해서는 내용의 핵심이 무엇인지를 먼저 생각해야 한다. 제목만 잘 정리돼 있어도 보고서의 짜임새가 한결 돋보이며, 제목을 죽 훑어보는 것만으로도 전달하고자 하는 메시지를 충분히 파악할 수 있다.

5. 서론에서 바로 핵심을 말하기

보고서의 핵심 내용이 무엇인지 서론만 보고도 한눈에 들어오도록 써야 한다. 서론에서는 곧바로 핵심을 찌르는 전달 방식이 더 설득력이 있다. 자세한 설명은 뒤에서도 할 수 있으므로 전달하고자 하는 것이 무엇인지 서론에서 분명히 보여줘야 한다. 한편 보고서에서 결론은 뚜렷해야 한다. 상식적인 수준에서 누구나 할 수 있는 말로 흐지부지 끝맺지 말고, 인상적인 결말로 정리하는 것이 좋다. 또 자신의 수고에 대해 자화자찬하지 않는다. 아무리 잘 쓴 보고서라도 ‘옥의 티’가 되기 쉽다.

6. 객관적 사실과 주관적 대안

보고서는 단순히 현상을 설명하는 것이 아니다. 보고서는 객관적으로 써야 하지만, 쓰는 사람의 주장도 반드시 들어가야 한다. 현재 상황에 대한 주관적인 주장 없이 객관적으로 현상 설명만 한 보고서는 효용성이 없다. 주관적으로 대안 제시를 하되, 그것을 객관적인 사실로 설득력 있게 뒷받침해야 힘 있는 보고서가 될 수 있다.

7. 시각적 효과와 숫자의 활용

필요에 따라 보고할 내용을 문자가 아닌 그림으로 보여주는 것도 좋다. 문자는 차트로 만들고, 숫자가 복잡하게 나오는 데이터는 그림으로 바꾸거나 그림, 도표로 바꿔본다. 한눈에 들어오는 그래프도 좋은 방법이며, 필요한 경우 핵심 포인트에 일러스트레이션으로 힘을 주는 것도 효과적이다.

8. 사례의 활용

중요한 사항에 대해 설명을 할 때 숫자의 마력을 활용하는 것도 한 방법이다. 예를 들어 보고서 서두에 ‘이 보고서의 핵심은 3가지다’라고 정리한다면 훨씬 간결하면서도 명확한 인상을 남길 수 있다. 보고서에서는 나열이 아닌 집중을 해야 한다. 사례나 재미있는 에피소드 등을 적극 활용해 드라마처럼 재미있는 보고서를 쓴다면 금상첨화다. 보고서를 외부로 보낼 때에는 ‘커버 레터’를 같이 보내는 것이 좋다. 보고서 하나만 달랑 받을 때보다 더 읽고 싶은 마음이 생기게 된다.

[문서정보]

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자료제목 : 좋은 보고서를 쓰는 요령 - 성공적 보고서 작성 요령

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